海运物流公司丨数据即资产，一款好的管理软件对公司发展事半功倍

投稿用户 • 2022年12月27日 pm9:53 • 创业干货 • 阅读 280

对于初创公司来说，如果在前期有一个很好的平台，帮助公司抓取数据，做好数据沉淀，未来查找相关数据会很方便；而且不会随着员工的离职而丢失，还会成为未来发展的重要财富。反之，数据没有做好记录，后期要花2-3倍的精力来做。所以，创业初期寻找适合公司业务发展的软件很重要。

——上海某海运物流公司财务总监

撰文｜郭东阳

支持｜陈明伟

图｜网络、企企

上海某海运物流公司专注于干散货全球航运和工程物流管理，在全球过个国家设有分支机构，目标成为覆盖全球主要国家的国际供应链集团。该公司掌握全球租船能力和资源，同时擅长通过远期运费和燃油期货来对冲货运市场波动风险，致力于为客户提供安全、可靠、大数据驱动的供应链管理解决方案。

（图片来源于网络）

该公司专注于全球范围的煤、粮、矿、肥等大宗商品干散货海运服务和贸易，以及国际工程项目物流管理；是一家提供海上物流服务的公司，受疫情影响，在运输方面遇到的问题是船比较难找，运价会比较高，所以，如何降本增效在公司管理中很重要。

一旦找到船后

24小时内就要做出决定

对时效性的要求非常高

作为一家作为专注于全球干散货航运和工程物流创新服务物流公司，有着自己的一些特点：

一、公司对接的对象比较多，比如，公司接下物流单后，要对接客户需求、要快速找到合适的船、找到码头代办人员、与船长、多个供应商沟通。

且对接人分布在全球多个国家、港口等，所以，借助「企企管理云」实现线上协同办公尤为重要。比如，签署合同后，在企企管理云上马上就能看到合同签署情况，领导能马上审批合同；付款的时候也能查看合同相关单据，查看具体状况。

（图片来源于网络）

二、对时效性要求很高，管理层要快速做决定。当找到一条船，基本上24小时内就要做决定要还是不要，合同就得定下来；确定后，3个工作日内就需要支付船的租金。

从定合同到交船到最后付款，整个流程要快速、高效、准确；所以，需要一款好的管理软件来辅助日常工作，让所有人在同一平台进行操作，实现信息共享。

而且，「企企管理云」与企业微信打通，在企业微信沟通过程中，即可转发讨论合同审批等情况，而且可以推送给具体的人员或者说推送给某个群组的人员，既能针对性推送，又能及时同步反馈，更好、更快地推进工作进度。

我们想要完整、清晰的审批流

并能联查相关的单据

我们想要有一个完整的审批流，可以覆盖财务和业务数据，还可以线上数据备份，这样查找方便快捷。此前，在外企公司有OA系统、财务一套系统、业务一套系统，多个系统相互独立，平台之间没有打通，导致重复性工作很多、且联查不方便。

现在「企企管理云」实现业财一体化管理、一套系统上一个单据联查到很多相关单据，查找方便快捷。而且，又可以以项目看板的形式告诉老板，现在执行项目的实时情况。管理层可以随时随地掌控到项目情况，又可以通过项目看板数据穿透，查看到底哪里的问题，非常清晰。

对于员工来说，大大减少了重复性工作，后续在事后要联查一些单据，或者我事后要追踪跟进项目情况，直接在「企企管理云」上查找比较方便。

海运物流周期短则1个月，长则2-3个月，这期间也会出现意外情况，比如受到极端天气影响码头装货卸货，途径海盗区需要改变路线等，都需要及时沟通，并将情况录入系统做好记录；以便于后期对整个项目进行分析，统计项目的成本利润等。

创业公司选好软件

打好数据基础事半功倍

否则要花费2-3倍时间精力

公司每个项目周期长短不一，物流运输的距离和货物不同，船的租金贵、意外风险多，所以前期做好预算严格把控很重要。现在，通过「企企管理云」的项目预算，前期会做预算，执行好之后有实际结果出来，实际结果和预算对比差距，如果差距大，原因在哪里，有则改之，无则加勉。

还可以在项目开始时，设置每个人的贡献值，这样年底考核业务人员，比较清楚谁贡献了多少，以及查看每个项目的利润，我们还设置了项目利润排行榜，尽量做到公开透明，让每个人都知道项目情况，这样在执行的过程中保证执行的效益最大化，最终实现项目利润最大化。

「企企管理云」给公司的管理带来很多变化，比如，审批流更顺畅，企微推送及时反馈，一旦要查一些单据，就可以直接通过报表去穿透数据，穿透到原始的单据，找到问题的根本点。项目看板让管理层实时了解掌握项目的实时动态。

（图片来源于网络）（图片来源于网络）

这些都需要真正应用系统，因为数据的即时性很重要，需要每一位员工不抗拒系统、真正地应用起来。你的数据越来越多，看板也越来越丰富，报表分析也越有价值。

作为一家创业公司，非常建议在初始阶段做好数据沉淀、数据积累，数据是公司资产的一部分。前期的数据积累，更利于后期公司的决策分析，如果前期不做，后期再做需要花2-3倍的时间精力，所以，前期选择一款好的管理软件，做好公司流程梳理、业务和财务一体化管理，对公司未来的发展起到事半功倍的效果。

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